5 factores clave a la hora de elegir una solución para la monitorización de la RSE de proveedores

November 14, 2019 EcoVadis ‏‏‎

No es ningún secreto que las cadenas de suministro están cada vez más expuestas a riesgos que pueden provocar aumento de los costes operativos, grandes pérdidas y el menoscabo a largo plazo de la reputación de su empresa. Y los riesgos más fácilmente predecibles siguen originando pérdidas considerables a diario. Son muchas las organizaciones que pierden millones de dólares al año —de hecho, en el caso de algunas de las citadas por Global 3000, la cifra asciende a miles de millones— como consecuencia de una gestión y monitorización de riesgos ineficaz de sus cadenas de suministro.

Uno de los principales motivos a los que apuntan las empresas es la gestión por silos: en la mayoría de las organizaciones, la gestión de riesgos está fragmentada, especialmente en el caso de los riesgos relacionados con el desempeño y las prácticas de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) de los proveedores. Al contar con varios departamentos encargados de evaluaciones y proyectos de mitigación de riesgos que trabajan desde perspectivas distintas e independientes, los proveedores se ven sobrecargados de trabajo o sometidos a una evaluación excesiva o insuficiente; se obtienen falsos positivos o falsos negativos en las evaluaciones; se pasan por alto los riesgos asociados; y se duplican los esfuerzos.

Muchos equipos de compras están comprobando que el enfoque holístico puede ofrecerles enormes ventajas. Y es que, gracias a una iniciativa de cumplimiento y sostenibilidad aplicada mediante un programa centralizado de gestión de la RSE, podrán disfrutar de una evaluación proactiva y una monitorización constante de todos sus proveedores. A continuación, detallamos los principales criterios que se deben tener en cuenta a la hora de buscar una solución de monitorización de la RSE:

¿Qué cobertura sectorial (categorías de compras) ofrece la solución?

Independientemente del sector en el que opere, su organización efectuará compras de decenas o incluso centenares de categorías distintas, especialmente si tiene en cuenta el gasto indirecto, que puede ocultar una gran cantidad de riesgos. Puede que su organización no conozca en profundidad estos sectores, principalmente en lo referente a riesgos de RSE, y sea impactada negativamente por una gestión inadecuada.

La tipología y gravedad de la exposición a riesgos relacionados con la RSE puede variar enormemente en función del sector y la categoría, fundamentalmente debido a su actividad empresarial (riesgos laborales en fabricación, medioambientales en el sector químico, éticos en las industrias de extracción, etc.). Cada sector cuenta con su propio conjunto de normativas (medioambientales, anticorrupción, derechos laborales, etc.), y este puede variar geográficamente. Una solución efeciva para la monitorización de proveedores debe saber adaptarse a esta diversidad a la hora de evaluar su desempeño.

Para poder atender a este amplio abanico de sectores, países y conjuntos legislativos también se deben monitorizar las fuentes nuevas, las fuentes gubernamentales, las ONGs, las fuentes de las asociaciones sectoriales, los grupos de usuarios, los foros externos, etc. Y para ello se requiere de una solución con la capacidad y la escalabilidad adecuadas para monitorizar y analizar las diferentes fuentes de datos disponibles.

¿Qué profundidad en la cobertura de los temas y cuestiones de RSE deben presentar la solución?

Cuando hablamos del proceso de evaluación de la RSE, deberíamos hablar de un proceso que englobase todos los aspectos importantes de la sostenibilidad y la RSE, desde la responsabilidad social y medioambiental hasta la ética y los derechos de los trabajadores.

En la siguiente tabla se describen algunos de los criterios que se pueden tener en cuenta durante una evaluación de la RSE:

Para que la cobertura tenga la magnitud deseada, la solución debe monitorizar una amplia gama de fuentes y atender a las normativas y las legislaciones internacionales.

Información y métricas útiles y accionables

No basta con evaluar al proveedor, ya que la evaluación debe, además, resultar práctica y de utilidad para el equipo de compras. Un informe exhaustivo sobre un proveedor realizado por un tercero no siempre es el formato más útil para los responsables de categoría de su empresa. ¿Cómo se compara el desempeño de la RSE de sus proveedores con el de sus pares en la industria? ¿Cuál es la norma dentro del sector o la geografía donde trabajan? ¿El desempeño en sostenibilidad de la categoría mejora con el paso del tiempo?

Las soluciones que cuantifican el desempeño en materia de sostenibilidad permiten a los equipos de compras evaluar rápidamente a cada proveedor mediante su comparación con un estándar común, y poder así determinar cuál es su desempeño respecto al resto de proveedores del sector. Un 5 de 10 puede considerarse una mala clasificación general, pero si la mayor parte de los proveedores del sector no superan el 3 en esa misma zona, el proveedor pasa a parecer prometedor y convertirse en un candidato a mejorar su calificación de sostenibilidad.

Este sistema también debe permitir a toda organización de compras, descartar rápidamente a los proveedores que no cumplen los requisitos mínimos acordados en la relación comercial. Las mediciones cuantificables —como las calificaciones — también permiten a los compradores establecer objetivos y umbrales mínimos que se pueden utilizar para incentivar al proveedor a hacerse cargo de su propio desempeño: Cuando las clasificaciones caen por debajo de un determinado umbral, pueden activar un Plan de Acción Correctiva. Si su desempeño es superior al de referencia, esto se puede recompensar con algún tipo de reconocimiento; p. ej., premios a proveedores, o, en casos más avanzados, brindarles acceso a programas para proveedores de referencia o preferente.

Las métricas del desempeño en materia de sostenibilidad también permiten crear mapas de riesgos. Estos mapas pueden ser de utilidad para conocer el riesgo relativo que presenta un determinado proveedor respecto al riesgo medio de la región o la categoría de compra.

¿Qué facilidad de integración ofrece la solución?

Si desea que su equipo de compras adopte el uso de la información obtenida en materia de ética, responsabilidad social empresarial y sostenibilidad en sus funciones laborales, esta debería integrarse en sus plataformas de gestión de proveedores (e-Sourcing, e-Procurement, CLM, SRM, etc.). Esto simplifica y automatiza la aplicación de los criterios de RSE a los flujos de trabajo y los procesos de compras.

Por tanto, es fundamental que la solución cuente con una API (y que los datos e indicadores de RSE sean los adecuados) capaz de integrarse con su plataforma. Cuando todo el equipo tiene acceso a unos datos sobre sostenibilidad actualizados y exhaustivos, todo el mundo sabe:
si se ha evaluado a un determinado proveedor y, en caso de que así sea, su calificación de riesgo y si se le debe tener en consideración;
si un proveedor tiene un determinado riesgo asociado o posee una advertencia sobre el mismo y qué investigación debe llevarse a cabo para determinar el índice de riesgo;
el porcentaje de gasto con proveedores que presentan una calificación de sostenibilidad deseada y cómo afectaría a esa calificación el gasto adicional con un determinado proveedor.

Lo ideal es que la plataforma permita la integración de los principales sistemas de planificación de recursos empresariales y aplicaciones de uso habitual en la gestión de riesgos para guardar el trabajo de la organización.

Servicio: ¿Qué grado de asistencia a la gestión de cambios se incluye con la solución?

Lamentablemente, conectarse a una plataforma de evaluación y monitorización de máxima calidad no es suficiente para transformar una organización y abordar la gestión de riesgos de la cadena de suministro. Lo más probable, en cambio, es que deba cambiar dos aspectos fundamentales de su organización como son su filosofía y el proceso de gestión de riesgos.

No solo se tiene que implementar un nuevo proceso —lo que puede consistir en la sustitución de esfuerzos fragmentados/aislados— y seleccionar una plataforma que lo respalde, sino que los actores principales de cada equipo o función deberán aceptarlo, utilizar los indicadores/calificaciones estandarizadas de RSE, así como las fichas de evaluación y la plataforma centralizada, y hacer suyo el nuevo enfoque de la monitorización y gestión de riesgos asociados a los proveedores.

Se trata, en definitiva, de algo más que la selección de una solución y la puesta en marcha de una iniciativa de implementación: es también una iniciativa de gestión del cambio. Busque un proveedor de soluciones que ofrezca los recursos que puedan ayudarle a revisar y refinar sus procesos, integre sus sistemas y flujos de datos en el nuevo sistema, y ayude a su equipo a aceptar el cambio y a encaminarse hacia el éxito mediante su adopción.

Resumen

La gestión de riesgos relacionados con la sostenibilidad admite múltiples perspectivas. Si necesita seleccionar una solución, estos criterios le serán útiles para cubrir los aspectos más importantes.

La plataforma idónea englobará la amplitud necesaria para la correcta monitorización del sector, ofrecerá la profundidad adecuada para la evaluación de los proveedores y lo convertirá todo en un conjunto de información y métricas útiles. Además de una plataforma en línea, estas métricas y perspectivas deben ser accesibles a través de API desde varios software de compras.

Si tiene alguna pregunta o desea comentarnos algo sobre la selección de herramientas para la monitorización de la RSE de sus proveedores, no dude en enviarnos sus consultas aquí.

El contenido de este artículo se basa en el documento en inglés “Five Essential Criteria For Selecting A Supplier Sustainability & Risk Monitoring Solution” de Michael Lamoureux (Sourcing Innovation), disponible en la biblioteca de EcoVadis.

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