A la hora de plantearse o preparar iniciativas de compras sostenibles para monitorizar los riesgos, el desempeño y las prácticas de sostenibilidad y RSC de los proveedores para su empresa, debe responder a un par de preguntas clave: ¿cuánto costará?, y ¿qué puedo hacer de forma interna y qué debería externalizar? Hemos recopilado guías y comparativas, basadas en más de una década de trabajo con más de 450 equipos de compras de todos los sectores, para darle una idea de los costes y las dificultades reales de los programas que puede montar por cuenta propia, y una comparación de las ventajas y desventajas entre esta opción y optar por la establecida plataforma de calificación de sostenibilidad de los proveedores de EcoVadis.
Primer paso: Definir los elementos de coste de un programa para la monitorización de la sostenibilidad de los proveedores
Antes de pasar a los cálculos, hay que definir el alcance del programa e identificar sus componentes. A continuación presentamos los pasos iniciales, que hemos elaborado a partir de nuestra experiencia con programas de compras sostenibles de 450 organizaciones de compras.
1. Análisis de riesgos de los distintos tipos de proveedor:
Dado que la mayoría de departamentos de compras en grandes empresas multinacionales trabajan con decenas de miles de proveedores, no resulta práctico ni útil evaluarlos a todos juntos de golpe. Por eso la mayoría de organizaciones empieza clasificando los tipos o perfiles de riesgo de los proveedores en función de tres criterios básicos: categoría, tamaño y país.
- El tiempo de trabajo del personal en plantilla normalmente se calcula en minutos por proveedor.
2. Investigación de los riesgos para la sostenibilidad de cada sector:
Para poder clasificar el riesgo de los proveedores adecuadamente, debe valorarse el riesgo de cada sector. Este proceso de investigación normalmente incluye analizar la regulación, identificar y revisar las mejores prácticas, definir indicadores clave de desempeño y establecer un modelo de puntuación.
- El tiempo de trabajo del personal en plantilla normalmente se calcula en días de trabajo por sector.
3. Investigación de los riesgos para la sostenibilidad de cada país:
Igual que sucede con los riesgos según el sector, la ubicación geográfica también puede ser un indicador muy importante del riesgo de un proveedor. Este proceso de investigación conlleva la búsqueda y la revisión de los riesgos relacionados con cada país y la definición de un modelo de puntuación.
- El tiempo de trabajo del personal en plantilla normalmente se calcula en días de trabajo por sector.
4. Participación de los proveedores y cuestionarios de evaluación de la sostenibilidad:
La columna vertebral de un programa de calificación de proveedores es el cuestionario de sostenibilidad, que recopila documentos y pruebas de las prácticas y el desempeño en sostenibilidad de los proveedores. Esta parte del proceso consiste en crear el mecanismo de encuesta (p. ej. en línea, hoja de cálculo, etc.), distribuir la encuesta (p. ej. por correo electrónico) y hacer el seguimiento (p. ej. por correo electrónico o llamadas telefónicas) para maximizar la tasa de respuesta.
- El tiempo de trabajo estimado del personal en plantilla se calcula normalmente en horas por proveedor;
- + tiempo/personal/coste adicional para la traducción de los documentos desde o a la lengua local de los proveedores.
5. Verificación de datos y auditoría de documentos: recopile y audite documentos.
Este es posiblemente el paso más importante, y para llevarlo a cabo es necesario contar con personal que tenga formación académica en algún campo relacionado con la sostenibilidad, como, por ejemplo, una maestría en ingeniería ambiental, gestión ambiental, estudios medioambientales u otro campo afín, como ingeniería química o algún ámbito similar. El objetivo es examinar los documentos y emitir una opinión en cuanto a su exhaustividad y relevancia en los distintos ámbitos: medio ambiente, derechos humanos y laborales, ética y gestión de la sostenibilidad de sus propios proveedores. Por ejemplo: políticas de la empresa, certificaciones de terceras partes como la ISO 14001, informes de auditoría in situ, informes de sostenibilidad, emisiones de gases de efecto invernadero, acreditaciones externas, etc.
- El tiempo de trabajo del personal en plantilla se calcula normalmente en horas por evaluación de proveedor;
- + tiempo/personal/coste adicional para la traducción de los documentos a o desde la lengua local de los proveedores.
6. Supervisión / «360° Watch»:
Además de recopilar datos de los proveedores, la fiabilidad y la profundidad de la evaluación aumenta significativamente si se valida mediante fuentes externas y diversificadas. Este paso conlleva la investigación de la información y las incidencias relacionadas con la sostenibilidad de los proveedores a partir de datos proporcionados por las partes interesadas (ONG, sindicatos, etc.).
- El tiempo de trabajo del personal en plantilla normalmente se calcula en minutos por proveedor por semana.
7. Revisión con el proveedor:
Una vez que el proveedor haya completado y enviado el cuestionario de la encuesta y los documentos pertinentes, y que usted haya analizado su desempeño, tendrá que proporcionarle una valoración de los resultados. En este paso, el equipo de compras sostenibles elabora un resumen de los resultados y el desempeño de los proveedores, a poder ser en relación a indicadores del sector, y después lleva a cabo una revisión de la evaluación con cada uno de los proveedores.
- El tiempo de trabajo del personal en plantilla se calcula en horas por proveedor.
Segundo paso: Calcular los costes
Una vez se han definido los elementos y los parámetros de coste, el siguiente paso para estimar el coste del programa es juntar toda la información en una tabla e introducir el número de proveedores que quiere evaluar para determinar el coste total. La manera más sencilla de hacerlo es utilizar un modelo de hoja de cálculo como la siguiente:
Las filas corresponden a los elementos de coste descritos en el primer apartado. Las columnas corresponden al coste estimado por unidad para cada uno de los elementos en base a ejemplos de mejores prácticas. Las columnas variables pueden incluir cualquier variable que introduzca en función del total de proveedores que tiene y de cuantos de ellos vaya a evaluar. Este proceso presupone que su empresa realiza un análisis de riesgos de antemano para seleccionar a los proveedores. Puede ver un ejemplo de fórmula para calcular el coste en días de trabajo del personal.
EcoVadis proporciona un sistema de evaluación personalizado para el sistema de monitorización de la sostenibilidad de los proveedores de su empresa e incluye una hoja de cálculo para calcular los costes de forma detallada similar a la que acabamos de presentar.
Tercer paso: Comparar este coste estimado con el coste de un programa externo de servicio integral como EcoVadis
Al comparar enfoques debería tener en cuenta tanto las diferencias de coste directo como la comparación del valor cualitativo para todas las partes interesadas, incluidos los proveedores y los compradores:
Distintas empresas incluirán distintas cuestiones y tendrán distintos alcances. Póngase en contacto con nuestro equipo si desea recibir una consulta gratuita y un cálculo personalizado de los costes que conllevaría un programa de compras sostenibles en su empresa, si tiene alguna pregunta, o bien si quiere aportar más datos sobre los costes de la monitorización y la evaluación de proveedores.
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