Quanto costa un programma di monitoraggio della sostenibilità dei fornitori?

Quando ci si prepara a lanciare un'iniziativa di approvvigionamento sostenibile per monitorare la sostenibilità, le pratiche, i rischi e le prestazioni di CSR dei fornitori, bisogna prevedere i costi e valutare cosa fare internamente e cosa esternalizzare. Sulla base di oltre un decennio di collaborazione con oltre 450 team di approvvigionamento globali di ogni settore, abbiamo elaborato le linee guida per l’analisi dei costi e un confronto trasparente tra i programmi "fai da te" rispetto all'utilizzo della piattaforma di valutazione della sostenibilità dei fornitori di EcoVadis.

Fase 1: definire gli elementi di costo del programma di monitoraggio della sostenibilità dei fornitori

Prima di tutto, è necessario definire l'ambito del programma e individuarne tutti gli elementi. Vediamo i passaggi: 

1. Analisi dei rischi dei profili dei fornitori

La maggior parte dei team di approvvigionamento delle grandi società multinazionali ha decine di migliaia di fornitori e non è né pratico né utile valutarli tutti in una volta. Per questo motivo, si inizia classificando i profili di rischio dei fornitori in base a tre criteri: categoria, dimensione e paese.

• Tempo del personale interno misurato in genere in minuti per fornitore.

2. Ricerca del rischio di sostenibilità per settore 

Per classificare correttamente il rischio del fornitore, deve essere valutato il rischio del settore in cui opera. Questa ricerca include tipicamente un controllo normativo, l'identificazione e la revisione delle migliori pratiche, la definizione di KPI e il modello di punteggio.

• Tempo di lavoro interno misurato tipicamente in giornate lavorative per settore

3. Ricerca del rischio di sostenibilità per Paese 

Analogamente ai rischi del settore, la posizione geografica può essere un indicatore molto importante per valutare il rischio di un fornitore. Questa analisi include la ricerca e la revisione dei rischi legati al Paese e la definizione del modello di punteggio.

• Tempo di lavoro interno misurato tipicamente in giornate lavorative per settore

4. Questionari di sensibilizzazione del fornitore e di valutazione della sostenibilità

La spina dorsale di un programma di valutazione dei fornitori è il questionario sulla sostenibilità, che raccoglie informazioni e prove delle loro pratiche e prestazioni di sostenibilità. Questo passaggio prevede la creazione del meccanismo del sondaggio (online, foglio di calcolo, ecc.), la distribuzione del sondaggio (ad es. campagna e-mail) e il follow-up con i fornitori (e-mail, telefonate) per massimizzare il tasso di risposta.

• Tempo di lavoro interno misurato tipicamente in giornate lavorative per fornitore;
• +  costi aggiuntivi di tempo/personale per la traduzione a supporto dei documenti da/verso le lingue dei fornitori locali.

5. Verifica dei dati e audit dei documenti

Questo passaggio è forse il più importante e richiede personale con un background correlato alla sostenibilità come, ad esempio, master in ingegneria ambientale, gestione ambientale, ingegneria chimica o simili. Il compito è esaminare i documenti e verificare la loro completezza e pertinenza su tutti i temi che riguardano l’ambiente, il lavoro/diritti umani, etica e gestione della sostenibilità dei fornitori. Ad esempio: politiche aziendali; certificazioni di terze parti come ISO 14001; rapporti di audit in loco; report di sostenibilità; emissioni di GHG, dati sull'uso dell'energia e KPI; accreditamenti esterni; eccetera.

• Tempo di lavoro interno misurato tipicamente in giornate lavorative per settore;
• +  costi aggiuntivi di tempo/personale per la traduzione a supporto dei documenti da/verso le lingue dei fornitori locali.

6. Monitoraggio con il tool “360° Watch” 

Oltre alla raccolta dei dati dai fornitori, la valutazione sarà più approfondita e affidabile se integrata e convalidata da fonti esterne. Questa fase prevede la ricerca di informazioni sulla sostenibilità dei fornitori provenienti dagli stakeholder (ONG, sindacati, ecc.) e dai media.

• Tempo del personale interno generalmente misurato in minuti per fornitore alla settimana.

7. Debriefing del fornitore

Una volta che il fornitore ha completato, raccolto e inviato il questionario e i documenti e l’organizzazione ha verificato e analizzato le prestazioni, viene elaborato il feedback sui risultati. In questa fase, il team di approvvigionamento sostenibile prepara un documento sui risultati e sulle prestazioni, confrontandoli con benchmark di settore, per poi redigere un debriefing per ciascun fornitore.

• Tempo del personale interno misurato in ore per fornitore.

Fase 2: Calcolo dei costi

Con gli elementi di costo e i parametri definiti, si passa alla stima del costo del programma inserendo questi input in una tabella per il numero di fornitori che si desidera valutare. Il foglio di calcolo è il modo più semplice, ecco un esempio:

Nelle righe sono elencati gli elementi di costo descritti nella parte 1. Le colonne contengono i costi stimati per unità, sulla base di esempi di best practice. Le colonne "variabili" contengono le variabili da inserire a seconda di quanti fornitori totali si hanno e quanti si decide di valutarne. Questo processo presuppone che venga eseguita prima un'analisi dei rischi per selezionare i fornitori. È possibile visualizzare una formula di esempio per calcolare il costo in giornate del personale.

EcoVadis fornisce una valutazione personalizzata del sistema di monitoraggio della sostenibilità dei fornitori della tua azienda e include un foglio di calcolo dettagliato per la definizione dei costi, simile a questo.

Fase 3: confronto con un programma completo in outsourcing come EcoVadis

Il confronto dei due approcci dovrebbe comprendere sia le differenze di costo diretto, sia il valore aggiunto per tutti gli stakeholder, inclusi acquirenti e fornitori: 

Se vuoi avere una consulenza gratuita e un calcolo dei costi personalizzato sulle esigenze di approvvigionamento sostenibile della tua organizzazione, o se desideri ricevere ulteriori informazioni sui costi della valutazione e del monitoraggio dei fornitori, contattaci!

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Informazioni sull'autore

EcoVadis è l'azienda più affidabile al mondo di valutazioni di sostenibilità aziendale, intelligenza e strumenti collaborativi per il miglioramento delle prestazioni delle catene di fornitura globali. Supportate da una potente piattaforma tecnologica e da una squadra globale di esperti, le schede di sostenibilità di EcoVadis, di facile fruizione e attivazione, forniscono una visione dettagliata dei rischi ambientali, sociali ed etici di 200 categorie di acquisto e 175 paesi.

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